از اولین پیام تا پذیرش؛ مدیریت رزرو در هتل‌ها و اقامتگاه‌ها با هم‌برد
مدیریت رزرو هتل و اقامتگاه با هم‌برد، از ثبت درخواست و پیگیری بیعانه تا هماهنگی ورود مهمان، در یک پروندهٔ مشترک برای تیم.
This page is only in Persian for now.
پنج‌شنبه بعدازظهر است. مهمانی صبح در واتس‌اپ درباره اقامت آخر هفته پرسیده و همکار شیفت صبح برایش قیمت فرستاده. حالا مهمان تماس گرفته و می‌خواهد بداند هنوز می‌تواند اتاق را رزرو کند. پذیرش تقویم را نگاه می‌کند. اتاق آزاد به نظر می‌رسد، اما معلوم نیست همکارش آن را تا ساعت مشخصی برای مهمان نگه داشته یا فقط قیمت داده است.
مهمان باید منتظر بماند تا پذیرش پیام‌ها را پیدا کند یا از همکار شیفت قبل بپرسد. اگر هم اتاق در این فاصله به مهمان دیگری پیشنهاد شده باشد، تیم باید اول روشن کند کدام پیشنهاد هنوز معتبر است. چنین وقفه‌ای از یک سؤال ساده شروع می‌شود که جوابش باید جلوی چشم تیم باشد. برای این درخواست تا الان چه کاری انجام شده و قدم بعدی با کیست؟
هر درخواست رزرو یک مسیر دارد
برای مهمان، پرسیدن قیمت، پرداخت بیعانه و هماهنگی ساعت ورود همه بخش‌هایی از یک رزرو هستند. برای تیم، همین کارها ممکن است بین چند نفر و چند ابزار تقسیم شوند. یک نفر به پیام جواب می‌دهد، نفر بعدی پرداخت را بررسی می‌کند و شیفت بعد مهمان را تحویل می‌گیرد. اگر هر نفر اطلاعات را در جای جداگانه‌ای ثبت کند، تحویل یک درخواست ساده بین دو شیفت به جست‌وجو در پیام‌ها و تماس با همکار تبدیل می‌شود.
در هم‌برد می‌شود برای هر درخواست یک پرونده ساخت و اطلاعاتی را که تیم در طول رزرو لازم دارد در همان پرونده ثبت کرد. تاریخ ورود و خروج، گزینه‌ای که به مهمان پیشنهاد شده، اعتبار پیشنهاد، وضعیت بیعانه و مسئول پیگیری کنار هم دیده می‌شوند. اگر مهمان از واتس‌اپ به تماس تلفنی برود، پذیرش می‌تواند همان پرونده را با نام یا شماره مهمان پیدا کند و ادامه گفت‌وگو را از همان‌جا پیش ببرد.
یک رزرو گروهی چطور پیش می‌رود؟
فرض کنید یک شرکت برای ۱۲ نفر، دو شب اقامت در کیش می‌خواهد. تیم فروش درخواست را با تاریخ سفر، تعداد نفرات و شماره تماس هماهنگ‌کننده ثبت می‌کند. قدم بعدی را هم مشخص می‌کند. مسئول رزرو باید ظرفیت را در تقویم مرجع مجموعه بررسی کند.
بعد از بررسی، تیم پیشنهاد را همراه با مهلت پرداخت در پرونده ثبت می‌کند. اگر طبق روال مجموعه اتاق‌ها تا آن مهلت موقتاً نگه داشته می‌شوند، زمان پایان این مهلت هم مشخص است. حالا همکار شیفت عصر می‌بیند که پیشنهاد ارسال شده و تا چه ساعتی اعتبار دارد. وقتی مهمان رسید را می‌فرستد، مسئول مربوط پرداخت را بررسی می‌کند و رزرو را تأیید می‌کند. اگر مهلت بگذرد و پرداختی تأیید نشده باشد، مسئول رزرو می‌تواند درباره تمدید مهلت یا آزاد کردن اتاق‌ها تصمیم بگیرد.
روز ورود، پذیرش همان پرونده را باز می‌کند و تعداد اتاق‌های تأییدشده، ساعت تقریبی ورود و شماره تماس هماهنگ‌کننده را می‌بیند. اگر گروه ترانسفر هم خواسته باشد، مسئول هماهنگی می‌تواند وضعیت آن را در همان پرونده ثبت کند. با تغییر شیفت، نفر بعدی می‌داند چه چیزی قطعی شده و کدام کار هنوز باز است.
هر تیم همان بخشی را ببیند که برای کارش لازم است
تیم فروش می‌خواهد بداند کدام درخواست هنوز پیشنهاد نگرفته. مسئول رزرو باید پیشنهادهای نزدیک به پایان مهلت را ببیند. پذیرش هم صبح به فهرست مهمان‌های همان روز و هماهنگی‌های باقی‌مانده نیاز دارد. هم‌برد اجازه می‌دهد برای هرکدام از همین داده‌ها نمای جداگانه‌ای بسازید.
مثلاً می‌توانید به وکتو، ایجنت هم‌برد، بگویید «نمایی بساز که پیشنهادهای رزروِ در انتظار بیعانه را نشان دهد. مهلت پرداخت و مسئول پیگیری هر درخواست هم مشخص باشد.» با ثبت این اطلاعات در پرونده‌ها، تیم می‌تواند در شروع شیفت همان نما را باز کند و ببیند پیگیری کدام رزرو زودتر لازم است.
مسیر کار هم می‌تواند با روال مجموعه تغییر کند. یک اقامتگاه کوچک شاید با ثبت درخواست، تأیید پرداخت و برنامه ورود مهمان‌ها شروع کند. مجموعه‌ای که اقامت گروهی می‌فروشد می‌تواند بررسی ظرفیت، مهلت پیشنهاد و هماهنگی ترانسفر را هم به گردش کارش اضافه کند.
از یک نقطه شروع کنید
اگر امروز بیشترین رفت‌وبرگشت تیم روی بیعانه و قطعی‌شدن رزروهاست، از همان‌جا شروع کنید. در هم‌برد نمایی برای درخواست‌های در انتظار تأیید بسازید و برای هر درخواست، مهلت پرداخت و مسئول پیگیری را ثبت کنید. به این ترتیب، همکار شیفت بعد با باز کردن همان نما می‌بیند کدام پرداخت‌ها هنوز بررسی نشده‌اند و پیگیری هر مورد با چه کسی است.
